SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Posted on septiembre 20, 2008. Filed under: Administracion de Costos y Presupuestos |

Relaciones con la organización
Relaciones con la organización.
En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas.
La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la ” función ” de producción para manufacturar o procesar el producto; con la ” función ” de ventas de distribuir; y todas las otras ” funciones ” ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.
Dirección
La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.
Producción.
Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacuturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de que producción descanse en compras para tal servicio.
Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración: ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.
Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:
Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de se agente de compras)
Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga valor óptimo.
Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.
Ventas
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas depende , en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.
El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas.
Programación y planeación
Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo plazo. Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las siguientes:
Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.
Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.
Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.
Almacenes
Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relación se complica por que la necesidad de una eficiente operación de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecución de un valor superior en el medio externo.
Ingeniería
La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores y asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado y estudios para mejores y más nuevos materiales y equipos.
Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables.
Contabilidad
La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.
Se dictan normas y políticas en conjunto de:
Los plazos de crédito.
Presupuestos y Pronósticos
Relaciones públicas
La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.

Control de calidad
Control de calidad.
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
La calidad del producto;
El servicio que da el producto y;
El precio que se paga por el producto.
CALIDAD, PRECIO Y COSTO
La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando.
Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere.
En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de producción se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior:
la calidad de los materiales y de los componentes;
la calidad del cliente como un todo
Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es:
El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.
La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita.
El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.
Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.
Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conformancia con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos.
Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto.
LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA
La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre.
Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones fueron definidas por David Garvin como:
La ejecución del producto,
Los rasgos,
La confiabilidad,
La conformancia,
Durabilidad,
Nivel de servicio que tiene el producto,
La estética y la calidad que se percibe.
Las áreas de compras están principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripción de cada item que compre o en cada orden de compra.
EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a tener en el producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada. Lo importante es definir para lograr este nivel de calidad deseado, qué función van a tener dentro del producto, debe ser descrita esta función para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta parte y que esta parte material tenga la flexibilidad de aplicación necesaria.
Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una responsabilidad muy importante en esta parte, de tratar de hacer las especificaciones no solo una descripción de las características sino describirlas en forma práctica, para qué van a servir y utilizar esto como una herramienta para lograr el valor que se espera del producto.
Tipos de descripciones de calidad
Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida en diferentes maneras, apropiado a los grados de variación de los diferentes tipos de ordenes de compra, puede ser descrito por:
las características químicas, físicas o dimensiones que pueden ser medibles.
De acuerdo al grado que tiene en el mercado.
De acuerdo a la marca.
De acuerdo a las especificaciones o desempeño.
De acuerdo a un ejemplo.
De acuerdo a estándares comerciales.
Y especificaciones formales como: dibujos o lo que se llama especificaciones internas.
Especificaciones de acuerdo a características químicas o físicas: Cada dimensión de calidad esta basado en un estándar medible que tiene que ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un análisis químico puede ser un análisis de medición, otro es el de pruebas físicas que podamos medir el producto de acuerdo a propiedades como ductibilidad, elasticidad, resistencia, abrasión, etc. También debe de estar incluido el nivel de tolerancia a cada una de estas características.
El grado del mercado. El grado del mercado se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el gobierno o agencias privadas, por ejemplo la madera de los árboles de maple que esta graduada en diferentes categorías y ésta tiene siempre que cumplir los estándares marcados por una asociación americana llamada la National Hardwood Lumber Association. Este tipo de regulaciones son controladas por diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estándares que son permitidos.
Las ordenes de compra o comprar algo por la marca. La forma más simple de definir un nivel de calidad alrededor de un producto ha sido muy utilizado y para satisfacer las necesidades, o para identificar si es justo lo que necesitamos es identificarlo por la marca del fabricante.
Para los compradores este método tiene bastantes ventajas por simplicidad para ser una orden ya que se puede hacer una distribución muy bien organizada y consecuentemente la disponibilidad del producto en el mercado se puede revisar rápidamente. Aquí se eliminan inspecciones muy elaboradas ya que si bien, es certificado por el cliente esto es suficiente, ya que el cliente por si mismo tiene una serie de especificaciones para entrega de producto que llenan todas y cada una de las características de lo que nosotros pedimos en el contrato y se puede asumir que al recibir un producto con esta marca trae todas y cada una de las implicaciones y especificaciones de calidad que ellos cuidan y que el cliente necesita. La desventaja de esta metodología es que limitas tu orden de compra a un solo proveedor, solo un proveedor te va a entregar lo que tu pides y también se elimina el factor competitividad de que alguien pueda ofrecerte un mejor producto se tienen que acatar las condiciones del comprador.
Especificaciones del desempeño del producto o uso del producto:
Una de las formas más obvias para medir la calidad es tratar de medir como se desempeña el producto. Las medidas ya mencionadas nos dan elementos para medir la calidad, sin embargo, muchas veces se tiene que utilizar varios de estos métodos y en algunos otros casos es necesario medir el desempeño del producto directamente, más que utilizar estos pasos intermedios o previos que ya se mencionaron. Medir el desempeño o las especificaciones del producto esta volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la calidad ya que ha traido buenos resultados. La maquinaria es un ejemplo muy común de los casos que se tiene que medir las especificaciones. En estos casos de la maquinaria es posible describir y medir las dimensiones y el diseño del producto, de hecho, es necesario hacer esto para la persona que lo va a diseñar.
Ordenar una compra por un ejemplo. Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar a nuestro proveedor a que iguale justo las características de un ejemplo que nosotros le vamos a dar. Este es una de las formas más simples de decirle a nuestro proveedor lo que queremos. Esta forma parece ser la más fácil pero no siempre al llegar el producto es lo que uno necesita y se tiene que invertir más tiempo en probar y determinar si el producto alcanza las necesidades que uno quería.
Estándares comerciales o de la industria. Los parámetros de calidad establecidos por la industria y grupos que comercializan algunos metales para manejar la calidad son muy altos, estándares como los que tiene la industria automotriz y el instituto en electrónica. Esto ha traido muchas ventajas para crear estándares en los productos como es: el incremento y la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor tiene que cumplir con estas especificaciones; más fuentes para conseguir el producto; mejor precio y una reducción en la cantidad de inventarios que se tiene que tener.
Dibujos o diseños de ingeniería formales. Hay algunos tipos de productos por su naturaleza técnica en que no se puede cumplir o las especificaciones no son necesarias, ninguno de los métodos se puede aplicar, en estos casos se requiere de un diseño formal de especificaciones. En estos casos el diseño hecho ha base de ingeniería son los que determinan las especificaciones.
Una visión proactiva de calidad
Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no nos gusta, de lo que se trata es que los compradores deben trabajar muy de cerca con los proveedores en tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y componentes.
Jack Reddy y Able Berger sugieren que esta meta de cero defectos podra obtenerse cuando las áreas de compra se vean a ellos mismos como los gerentes de producción de las empresas a las empresas que ellos les compran y que son los responsables de comunicar a los proveedores una actitud de 100% logro y calidad y de 100 % alcanzar las especificaciones.
La clave para todo esto es desarrollar claras y realistas especificaciones, y trabajar con los proveedores de una manera cooperativa para asegurar que ellos logren este nivel de conformancia.
David Garvin nos proporciona las siguientes preguntas para mejorar nuestra calidad:
1.- ¿Cómo está el departamento de calidad organizado en tu planta?
¿Qué departamentos tienen la responsabilidad de mejorar el diseño del producto?
· control de proyectos
· depto. de reducción
· depto. de diseño de problemas
¿Cuál es el rol de ingeniería, producción y compras en estas áreas?
2.- ¿Cómo está organizado el depto. de servicio al cliente? Qué rol juega el depto. de servicio al cliente en administrar la calidad?
3.- Ustedes, ¿tienen políticas de calidad en la compra de sus materiales? ¿Cómo son establecidas?
4.- ¿Qué clase de datos uds. guardan y archivan cuando tienen algún problema?
5.- ¿Qué clase de cosas hacen acerca del control estadístico para la calidad? ¿Qué niveles de calidad son aceptables para ustedes? ¿Qué tipo de entrenamiento de calidad dan a las áreas de producción?
6.- ¿Cómo instalan uds. el compromiso de calidad en su grupo de trabajo?
7.- ¿Qué tipos de programas de calidad practica su fuerza de trabajo?
8.- ¿Su firma utiliza el sistema de control total de calidad y cómo está organizado?
9.- ¿Qué clase de costos de calidad reportan en su sistema y qué tipo de auditorias de calidad manejan?
10.- ¿Qué pasos toman para asegurar que sus proveedores les entreguen la calidad de los componentes que uds. necesitan?
11.- ¿Su gente visita a sus proveedores?
12.- ¿Qué rol juegan sus áreas de compras en asegurar la calidad de sus proveedores?
13.- ¿Cómo desarrollan en gral. un nuevo producto, cuales son los pasos, en que punto incluyen al cliente y que deptos. se involucran?
Manejo de problemas de calidad
Probablemente es muy académico el argumento que de quién es la responsabilidad técnica de aceptar o regresar y un producto por haber alcanzado o no la calidad, pero es importante tener en mente que hay diferentes niveles de responsabilidad, la obligación del depto. de compras es comprar materiales de la cálida adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden establecida.
El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones del depto. de compras hayan sido las adecuadas y guiar al proveedor de su decisión de si el producto tiene las características que se especificaron en el contrato.
El vendedor evidentemente argumentará que estos estándares fueron alcanzados durante el proceso de producción pero es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta técnica y utilizar a los deptos. internos para probar si esta calidad se logro o no.
Hay 3 métodos de proceder para regresar una orden que no alcanza los estándares establecidos:
regresar el pedido (a quien se le van a entregar los papeles, copias, etc.)
regresarlo para ser reemplazado (cuando se fabrico algo especialmente para uno y no en materiales en gral.)
cuando se regresa para un ajuste técnico.
CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS
CALIDAD. PRECIO Y COSTO
LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA
EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES
TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDAD
UNA VISION PROACTIVA DE CALIDAD
MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDAD

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