FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Posted on septiembre 20, 2008. Filed under: Administracion de Costos y Presupuestos |

Requisición: Importancia en la claridad de la información y flujo.
Requisición: Importancia en la claridad de la información y flujo.
La información vertida en la requisición no debe ser ambigua, sino clara y concisa. Su flujo es: Requisición, artículo, solicitud de cotización, preparación de contrato, evaluación de proveedores (calidad, precio, tiempo de entrega, condiciones de venta y crédito ). Orden de compra, recepción de bienes y servicios, facturación, recepción de factura y pago.

La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea el caso. Es recomendable en este caso, que descripción de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

Los elementos básicos que debe contener, son:
Persona que solicita el material.
Departamento.
Sucursal.
Fecha en que se formula la requisición.
Número de requisición.
Cantidad requerida.
Descripción clara y exacta del material solicitado.
Clave (en caso de que haya catálogo).
Partida.
Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera).
Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el Vo Bo del departamento correspondiente.

Observaciones.
Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es fundamental. Un adecuado servicio de mecanografía debe ser proporcionado al equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y transcribir la correspondencia.
Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la órden de compras. La requisición proporciona al comprador la autoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.

Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades
Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades.
Una pregunta central para tratar este punto es en relación a qué tanto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización.

Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras esta cambiando en su propia naturaleza, organización y responsabilidades.
Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él, el de la función de compras de una organización competitiva para los 90’s son:
Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado imitadas incluso en los Estados Unidos.

Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar en un mercado mundial único. Los avances en los sistemas de transportación y de comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los domésticos y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias.

Los rápidos avances tecnológicos han redirigido ciertos aspectos de los negocios y de la educación técnica y han creado una demanda de nuevos especialistas en la función de compras.
La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la información. La información, los datos y hechos específicos están siendo generados, colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo. De un lado están quienes se encargan de colectar y transmitir la información, y en el otro lado aquellos que toman decisiones basadas en la interpretación de los datos.

Individualmente o en combinación, estos cambios tienen profundas implicaciones para la función de compras ya que son retos que, de saberlos manejar adecuadamente, representan grandes oportunidades de desarrollo para la organización. Los administradores de compras y sus equipos de trabajo están siendo llamados a jugar un rol activo en la “administración” del cambio. No es una exageración el decir que el qué tan bien ayude la función de compras a ajustar a la empresa dentro de las fuertes tendencias de la economía mundial, será determinante para la rentabilidad e incluso la sobrevivencia de la misma empresa.


Planeación y programación de las compras
Planeación y programación de las compras.
En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.

La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal por servicios de compra.
Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e importantes acciones y actividades, que así mismo van de la mano:

¿Qué es planeación?
De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa , u organización.
Veámoslo con detalle:

PLANEACION A NIVEL CORPORATIVO
Ha existido mucho interés en la planeación a nivel corporativo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a como haya de ser dicho futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder.

Otros términos , que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la planeación estratégica.
Dicha planeación, la necesitan mas las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro hubiere de ser muy similar al presente , de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos.

La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación si es que haya de hacer útil contribución a la planeación futura de la organización de la cual forma parte, y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo , mas que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que posiblemente podrían haberse evitado.

Investigación relativa al área de compras
Según Fearon se define como: la investigación sistemática y la búsqueda de información que haya de mejorar la actuación de la función de compras
Cierta cantidad de investigación sistemática es realizada como parte normal de un proceso de compras.

Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista para un proyecto importante o tomar una decisión final sobre la inversión en un equipo costoso o la adopción de un material novedoso , habría de esperarse que un departamento de compras competente realizara un cierto tipo de investigación crítica o que tratara de descubrir nuevos datos o asimilar información pasada.

Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio.
Pero existe un problema relativo a la administración de compras al organizar la investigación : los rápidos adelantos en la tecnología , los cambios en la estructura de la economía y la continúa evolución del medio ambiente complejo dentro de la cual se toman decisiones de compra han hecho a este problema mas urgente.

Por tanto existe una tendencia creciente para un departamento de compras más grande el incluir, conjuntamente con el personal de compras, personas a quienes se les contrata de tiempo completo para que realicen investigaciones sistemáticas y búsqueda de información que les ayude a mejorar la actuación respecto a compras.

Las personas encargadas de compras deben captar que el personal de investigación habrá de interferir con la forma como efectúan sus compras.
El personal de otros departamentos podrá contribuir, por ejemplo los ingenieros dedicados al control de calidad podrán auxiliar en la evaluación de proveedores.
La mejor forma para mantener un interés vivo podría ser el tener diversos enfoques operando simultáneamente, también en el caso en que el personal no sea de tiempo completo.
Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo o parcial, una tarea adicional para los administradores de compras es seleccionar los temas de investigación. Estos podrían ser:

Cambios futuros que pudieran afectar las operaciones.
Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores.
Sistemas y métodos de Programación
La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los insumos para la producción y el funcionamiento de la empresa u organización. En muchas organizaciones los compradores han tomado la vanguardia para lograr la estandarización.
Las ventajas de las compras en gran volumen no pueden aprovecharse si no existe la estandarización. Muchas empresas compran productos especiales cuando en realidad los productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los otros, costar menos, permitir una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo administrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan.

EL PRECIO podrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí solo tiene poco significado , lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio.
El precio, se logra obtener de varias maneras . Para artículos estándares de bajo volumen los precios se obtienen de las listas y catálogos de los proveedores.
Un segundo método para establecer el precio es la negociación, implica el regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo.
El tercer método de obtener el precio es a través de una solicitud de ofertas. Los agentes de compras gubernamentales están obligados a permitir que todos los proveedores calificados hagan ofertas. Al ejecutar esta acción , se elegirá al proveedor mas conveniente.
Programación de compras

¿QUÉ ES?
Conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicación en el tiempo.
Veamos:
Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción, los que generen el programa de abastecimientos.
Donde quiera que esas funciones se efectúen , las relaciones básicas de compras son las mismas, tenemos que:
Cumpliendo con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.
Estando alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.
Desarrollando información presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y programando las entregas si se tiene asignada está responsabilidad.
La programación, la planeación y las compras, están estrechamente relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al agente de compras completamente informado de los planes futuros de manera que pueda actuar efectivamente.

Compras programadas
Estas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas apropiadamente tienen las siguientes ventajas:
Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones de compras.
Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y general para una ventaja mayor de precio.
Proporciona el medio de control efectivo de los bienes comprados en grandes cantidades.
Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con el objetivo de obtener eventualmente fuentes adicionales de abastecimiento.
En general hay tres tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en si mismas a la PROGRAMACION o las compras planeadas. Una es cuando la habilidad para escoger una o mas fuentes de abastecimiento esta restringida.

Tales casos incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un producto particular que requiere la compra de un cierto numero de componentes. Estos componentes pueden ser demasiado al principio para encontrar los proveedores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los mismos proveedores con el fin de amortizar los costos de herramentaje no repetitivos. De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la aprobación de ingeniería cubre solamente a un proveedor. En tales casos la entrega continua de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la situación de compra.

De la misma manera los “programas”, deben ser establecidos por periodos LIMITADOS, en los cuales los precios cotizados por los proveedores sean sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de proporcionar entregas satisfactorias. El aspecto importante en tales situaciones, es la distribución apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual.
El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo de proveedores pero con diferentes especificaciones y número de existencia a diferentes números de estilo.

Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras requisiciones compras a granel en un mercado de precios fluctuantes con variaciones entre proveedores y artículos en los cuales el comprador esta en proceso de efectuar un cambio de fuente de abastecimiento.
Programación

La cuidadosa programación de entregas para evitar el exceso o déficit de existencias, se obtiene mediante la intima cooperación con los departamentos en donde se realizan los proyectos, se fijan o cambian los programas, se ejercitan controles de materiales y se formulan requisiciones.
Seria posible mediar la contribución de compras mediante:
La frecuencia de la escasez del material por compras.
El grado en el que los inventarios puedan reducirse por las transacciones con aquellos proveedores cuyas promesas de entrega son más confiables.
Conclusiones

LA PLANEACION Y LA PROGRAMACION DE COMPRAS SIRVE PARA:
Evitar demoras.
Optimizar costos.
Controlar la Calidad.
Controlar inventarios. (específicamente en la programación)
¿CÓMO SE REALIZA?
La planeación se inicia:
Obtención de información a base de una investigación.
Identificación de las necesidades.
Selección de proveedores.
Puesta en marcha de la acción.
La planeación y la programación, como ha sido entendible se puede dar en diferentes niveles:
Corporativo
Por Empresa
Por departamento

Suponiendo que una organización realizará un análisis de materiales (técnica de planeación e investigación), la cual, su finalidad es la de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigación sistemática.
El primer paso seria; decidir si se debe tener como meta conseguir un costo de compras mas bajo o si se desea un nivel de inventario menor; tratar de reducir los costos en las partidas que representan un elevado valor monetario.

Se crea un equipo, que este formado por integrantes de los departamentos requeridos; el tercer paso consiste en seleccionar cuales materiales se someterán a análisis. El análisis de Pareto, mejor conocido como el ABC, generalmente es el punto de partida.

El análisis ABC frecuentemente es utilizado como base de políticas de control de inventarios como por ejemplo:
Los artículos de tipo C se habrán de pedir una sola vez al ano, los artículos de tipo B, 4 veces al ano; y los artículos de tipo A una vez al mes o cada 15 días, según las necesidades de la organización.
Tales políticas implican mantener vigilancia sencilla para los artículos de inventarios tipo C, en tanto que se requiere una función ejecutiva para el control de los artículos tipo A. El análisis esta mas bien dirigido para propiciar el control a nivel ejecutivo.
El periodo de programación especialmente, tiene un LIMITE, la planeación no, pues es una actividad continua que varia de acuerdo a los cambios en la producción o en el mercado de los insumos.

LOS COSTOS
Están presentes:
En Técnicos, operarios (personal en general)
Espacios o Almacenes.
Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben considerarse parte del proceso productivo.

Información de surtimiento y revisión del material

6. INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISION DEL MATERIAL.
La inspección se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos, que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.
Existe una copia que al depto. de compras le ayuda a efectuar este trabajo, que corresponde generalmente al personal de este depto., al de inspección o al del depto. que emplea el material.
Están son las cosas que la administración superior desea y necesita saber:
El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por categorías de material.

Lo que cuesta el funcionamiento del depto. de compras.
Qué existencias hay y en qué situación se encuentran.
La administración no tendrá que insistir ante el depto. de compras para que le someta un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la aplicación de modernas técnicas de compras. El propio ejecutivo de compras se encargará de que la administración superior conozca rápidamente estas realizaciones, ya que en ellas, reposarán su reputación y su empleo.

The Just in time
Justo a tiempo (Just in time).
Justo a tiempo es un enfoque de producción que busca eliminar todas las fuentes de desperdicio y cualquier cosa que no agregue valor en las actividades de producción, para proporcionar la parte correcta en el lugar correcto y en el momento oportuno. El JIT se desarrollo en la Toyota Motor Company en Japón, por los Ing. Shigeo Shingo y Taichi Ohno.
El objetivo del sistema JIT es mejorar las utilidades y el rendimiento sobre la inversión a través de reducción de costos bajo el sistema de cero inventarios y mejoras en la calidad, mediante la eliminación de desperdicios e involucrando al trabajador en la toma de decisiones y a los proveedores en el proceso de producción.

Informe de surtimiento y revisión del material entregado
Informe de surtimiento y revisión del material entregado.
Informe de surtimiento: Constituyen un medio básico de comunicación dentro de la empresa y dentro del departamento de compras, dadas sus numerosas interrelaciones, básicamente los informes pueden ser dirigidos a la gerencia, intradepartamentales o interdepartamentales, y sus propósitos son: 1) Comunicar la información, 2) ayudar a evaluar al proveedor y, 3) autoanálisis.
Revisión del material entregado: En cuanto a la revisión del material entregado se efectúa con la determinación de calidad mediante la inspección y sus beneficios son la reducción de pérdidas y una mayor satisfacción por parte del cliente.

Archivo histórico de operaciones
Archivo histórico de operaciones.
También llamado biblioteca de compras, deberá proporcionar referencias para investigación planeación, selección de proveedores, estadísticas de los controles de calidad, esto debe incluir: Información técnica de productos y materiales, datos económicos de industrias proveedoras, bibliografía en administración de compras, Gerencias Comerciales y Asociaciones Industriales relacionadas con la organización.

La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inicio cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas.
La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acudan a ella.

Este grupo se ocupa de una posición sobremanera estratégica a causa de sus íntimas relaciones con los grupos de ingeniería y producción, por una parte, y sus estrechos y continuos contactos con un gran número de diversas fuentes de suministro externas, por la otra, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras de diseño y especificaciones.
Este grupo se halla en una posición sumamente estratégica para crear y conservar la buena voluntad de gran cantidad de firmas comerciales, muchas de las cuales son clientes actuales o potenciales, tanto como proveedores.

Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos.
Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos.
Como se mencionó en el punto cuatro de este tema, una de las tendencias actuales de la función y el proceso de compras es la creciente utilización de tecnología informática.
El uso generalizado de sistemas y aplicaciones de tecnología informática tiene un gran impacto en las operaciones de compra de todas las organizaciones pero, lógicamente, tiene mayor importancia en las organizaciones mas grandes y complejas.
En este sentido, las aplicaciones mas comunes relativas al proceso electrónico de datos en la planeación, programación y control de compras son:

Sistemas de información y redes que integran las funciones individuales del área de compras y que, adicionalmente, permiten relacionar mas estrechamente a las funciones de compras con otras áreas o departamentos funcionales de la organización.
Aplicaciones analíticas que facilitan análisis mucho mas profundos y precisos sobre toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones de compras. Para tal efecto, el desarrollo de estaciones de trabajo con computadoras en donde los compradores pueden analizar detalladamente la información es un elemento básico.
Generalización del uso de códigos de barras que facilitan enormemente la exacta identificación y manejo de los materiales adquiridos.
Uso del intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange E.D.I.) que en varias formas se esta convirtiendo en un punto común para la ciertos tipos de operaciones de compras.

Importancia de los almacenes
Importancia de los almacenes.
La importancia de los almacenes:
ALMACEN: Es todo espacio autorizado para la espera de unos materiales establecido suficientemente, hasta su posterior necesidad de expedición.
MISION: Deducir del compromiso planteado entre los costes, la solución más segura y satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndola en la práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así como de la importancia de los mismos.
IMPORTANCIA: Lo verdaderamente interesante es que cada persona responsable de esta función sepa darse cuenta de la importancia que su ALMACENAJE tiene en su empresa.
Una forma sencilla de saber la importancia de el almacén es por medio de cuanto es el capital que se le está destinado al almacenaje ( solares, edificios, materiales, etc.).
El índice de capital propio dedicado a almacenaje varía mucho según el tipo de empresa y su dimensión, en casos excepcionales sobrepasa el 50% pudiendo llegar en ocasiones hasta el 80%.
VENTAJAS OBTENIBLES
Las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido, se traducen en reducciones de costes en los siguientes casos:

REDUCCION DE RIESGOS Y AUMENTO DE LA SEGURIDAD PERSONAL.
SATISFACCION Y ELEVACION DE LA MORAL EN EL PERSONAL.
INCREMENTO EN LA PRODUCCION Y MAYOR UTILIZACION DE LA MAQUINARIA DE PRODUCCION.
MEJOR APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO DISPONIBLE.
REDUCCION DE COSTES DE MANEJO
REDUCCION DE LA EXISTENCIA
MAS FACIL SUPERVISION Y REALIZACION DE CONTROLES FISICOS Y ADMINISTRATIVOS.
DISMINUCION DE ERRORES Y CONFUSIONES.
DISMINUCION DE PERDIDAS E INUTILIDADES
FACILIDAD DE ACOMODACION A CAMBIOS DE CONDICIONES.

Su importancia estiba en el control mismo de los inventarios de insumos de producción, ya que es en ellos donde se recibe y resguarda la materia prima que la organización adquiere a sus proveedores; así como para la seguridad de los productos terminados en espera de ser embarcados a los diferentes clientes. Las características de seguridad y protección de los almacenes están directamente relacionadas con los productos que resguardan.

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