PRESUPUESTOS POR AREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD, POR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES Y BASE CERO

Publicado en agosto 29, 2008. Archivado en: Finanzas |

1. Presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad.

Es una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en se divide una entidad.

1. QUIEN FORMULA EL PRESUPUESTO:

Los distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo. (señalan dentro de ciertas condiciones el volumen e importe de las operaciones que pueden desarrollar.

2. QUIEN ADMINISTRA EL PRESUPUESTO:

El Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos.

3. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL (línea y asesoria):

El ejecutivo de mas alto nivel en la administración tiene la responsabilidad por la Planificación y Control de Utilidades (PCU).

Cada ejecutivo debe tener asignada un área de responsabilidad :

a) para que se incluyan en el plan las decisiones operacionales.
b) para la implantación
c) para el control.

El PCU debe establecerse sobre una base firme de responsabilidad de línea y de un compromiso de desarrollar, implantar y cumplir el papel de cada centro en cuanto se refiere al logro de los objetivos.

La responsabilidad de asesoria comprende:

a.-Diseñar y mejorar el sistema
b.-Supervisar y coordinar el funcionamiento delsistema
c.-Proporcionar asistencia técnica experta, línea
d.-Desarrollar y distribuir los informes de desempeño.

4. ¿La Dirección De Presupuestos Es Staff?
A.- Las funciones del Director de Presupuestos en un programa de PCU son :
Asesorar al ejecutivo de mas alto nivel, a los comités.
Recomendar los procedimientos de planificación y control de utilidades.
Asumir responsabilidad ante la organización del programa y de los calendarios operativos.
Suministrar supervisión técnica general sobre el PPCU.
Diseñar y recomendar las cedulas, formas e informes pertinentes al PPCU.
El comité tiene la responsabilidad de desarrollar un plan sustantivo para cerciorarse de que todos los aspectos del plan de utilidades para las subunidades se combinen adecuadamente con el plan integral de utilidades de la compañía.

¨ Las responsabilidades de este comité son :

1.-Desarrollar un plan sustantivo.

2.-Recibir y revisar los planes de utilidades de los centros de responsabilidad y hacer recomendaciones para su mejoramiento.

3.-Recomendar decisiones sobre las partidas que se incorporen en los planes de utilidad y que puedan dar lugar a conflictos o falta de coordinación entre las divisiones funcionales de la empresa.

4.-Recomendar cambios para mejorar los procesos de planificación y control del PPCU

5.-recibir y analizar los informes periódicos de desempeño de las áreas de responsabilidad.

6.-considerar las distintas alternativas, hacer recomendaciones y tomar decisiones para la acción correctiva.

7.-hacer las recomendaciones procedentes para que se modifiquen los planes de utilidades, si así se requieren.

2. PRESUPUESTO BASE CERO

DEFINICION.- Es un proceso operativo de planificación y presupuestos que requiere cada gerente para justificar su demanda de un presupuesto completo en detalle a partir de cero y que transfiere la carga de la prueba a cada gerente para justificar por que tiene que erogar. Este enfoque requiere que se identifiquen todas las actividades en PAQUETES DE DECISIONES que se evaluaran mediante un análisis sistemático y se clasificaran por orden de importancia.

OBJETIVO.- Tratar de descubrir lo que realmente esta ocurriendo en una empresa (por que se esta haciendo lo que se hace, de que medios mejores se podría disponer y cuales son las actividades importantes y sus costos) . por lo anterior se tiene un medio poderoso de administrar y asignar los recursos para lograr los objetivos.

COMO SURGEN:

De varias técnicas presupuéstales:

1.- Presupuestos de gastos de capital (para satisfacer las necesidades del área)

2.- Programa, Planificación y Presupuestos:
a) Organización de gastos por programas
b) Programas hacia futuro
c) Sujetos a análisis riguroso, explicito y cuantitativo
3.- Administración del proyecto:

a) Incluir factores no económicos
b) Factibilidad técnica
c) Requisitos legales
d) Factibilidad operacional
e) Beneficios intangibles
f) Riesgos de no actuar.

4.- administración por objetivos:

a) traducción de objetivos previamente acordados
b) económicamente posibles
c) estrategias de un presupuesto operativo táctic

5.- Análisis del importe de los gastos generales:

a) programas y servicios en costo-utilidad
b) especificación de lo que se requiere

6.- Presupuesto de grupo:

a) presupuestos de línea
b) análisis estadístico
c) valorar la probabilidad del logro del beneficio.

Para que el presupuesto base cero funcione requiere adherirse a:

1) Definir los objetivos
2) Estructurar la estrategia de la ejecución
3) Desarrollar el sistema de apoyo

Un método redactado y documentado debe incluir:

A) una carta de información escrita por la alta dirección
B) una declaración del fin de los presupuestos base cero
C) una revisión económica de la empresa
D) un análisis de los Paquetes de Decisiones
E) un análisis del proceso de clasificación
F) un programa detallado

3. DIFERENCIAS ENTRE EL PRESUPUESTO TRADICIONAL Y EL PRESUPUESTO BASE CERO

El presupuesto es proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones basado en una eficiencia razonable.

Los objetivos de una presupuestacion son:

A)- consideración del futuro
B)- coordinación de todas las actividades
C)-asegurar liquidez
D)-establecer Control

El enfoque tradicional:

Requiere de tres pasos:

1.- El nivel de gastos del año anterior o la tendencia de los últimos años (sirve de base )
2.- se incrementa la tendencia por los aumentos de sueldos y los costos.
3.-además se incrementa por los nuevos proyectos.

4. EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE CONTROL

EL CONTROL PRESUPUESTAL.- se verifica como se hizo y se esta informando a los responsables del logro de los objetivos de su avance y del grado de cumplimiento de los mismos. Calificando sus deficiencias o eficiencias obtenidas en comparación del presupuesto. Es un elemento básico de Control.

El presupuesto representa el curso a seguir para hacer posible los objetivos, pero por si solo no evita las desviaciones o asegura el logro de las metas. El ejercicio del control necesario para conservar el rumbo trazado es función de la gerencia general.
Toda desviación debe identificarse por la comparación de las diversas fuerzas reales con aquellas que se presupuestaron. La localización de las fuentes de variación señalara las medidas correctivas.

La comparación oportuna es una valiosa medida de la eficiencia de las operaciones actuales.

5. MECANICA DE ELABORACIÓN

Proceso de Planificación y control de utilidades:

A) el plan Sustantivo:

¨ objetivos generales de la empresa
¨ metas especificas
¨ estrategias y tácticas
¨ instrucciones o premisas de la planificación

B) el plan financiero:

-plan estratégico de utilidades:
-proyecciones de ventas. Costos y utilidades
-proyecciones de activos fijos
-flujos de efectivo
-financiamientos
-necesidades de personal
-plan táctico de utilidades.
-plan de operación:
a.-plan de ventas
b.-plan de producción
c.-presupuesto de gastos de administración
d.-presupuesto de gastos de distribución

-investigación.
-plan de situación financiera.
a.-activo
b.-pasivo
c.-capital

-plan de flujo de efectivo.

C) presupuestos variables de gastos

D) datos complementarios. (relación costo-volumen)

E) informes de desempeño

F) seguimiento

6. Informes De Desempeño

Las características de un informe de desempeño son:

1.-el desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan. De acuerdo con la estructura organizacional.

2.-se designan claramente los conceptos que son controlables y los que no lo son, para que la medición sea razonable y justa.

3.-oportunidad en los informes: a) para determinar la efectividad de la acción de control. b) para establecer la base sobre la cual pueda mejorarse la eficiencia
importante la comparación de los resultados reales con los planificados y las causas de las variaciones.

7. Punto de equilibrio.

Situación en que el volumen de venta de una empresa es exactamente necesario para absorber sus costos y gastos de tal manera que no tenga utilidades ni perdidas.

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